Fiche-86 : La convention de partage de frais
Points clés
La convention de partage de frais, également appelée « contrat d’exercice à frais communs » a pour objectif de répartir les dépenses professionnelles communes à plusieurs professionnels de santé libéraux et, s’ils le souhaitent, d’organiser l’exercice en commun de leur activité.
Les frais communs sont par exemple :
le loyer du local professionnel, ou le remboursement de l’emprunt en cas d’acquisition en commun ;
les charges du local (eau, électricité, etc.) ;
la rémunération du personnel du cabinet (secrétaire, assistant, etc.) ;
l’achat de fournitures ;
les frais de téléphonie, etc.
L’organisation de l’exercice en commun peut consister en l’aménagement des horaires de travail, en l’organisation des remplacements, etc.
La convention de partage de frais est un contrat. Elle n’entraîne pas la création d’une nouvelle personne juridique. Il ne s’agit pas d’une société, même si l’objet est similaire à celui des sociétés civiles de moyens (SCM), à savoir la mise en commun de moyens.
Enfin, il n’y a pas partage d’honoraires. En effet, chaque professionnel continue d’exercer son activité de manière individuelle et indépendante. Il perçoit personnellement les honoraires correspondants aux prestations qu’il a réalisées. Seules certaines charges limitativement énumérées sont partagées.
Avantages de la convention de partage de frais
La convention de partage de frais présente plusieurs avantages :
elle permet d’éviter la constitution d’une SCM ;
sa mise en place est très souple puisqu’il suffit de conclure un contrat ;
Les professionnels doivent toutefois se montrer rigoureux dans sa rédaction afin d’éviter d’éventuels conflits.
elle fixe toutes les règles applicables. Ainsi, en cas de désaccord, les parties peuvent se baser sur les clauses prévues dans le contrat. A ce titre, la convention doit notamment prévoir :
la clé de répartition des dépenses ;
les biens détenus par chaque professionnel (matériel professionnel, meubles) et ceux qui seront utilisés en commun ;
la durée du contrat ;
les cas de résiliation du contrat ;
les modalités d’entrée et de retrait d’un professionnel ;
les conséquences du départ d’un professionnel pour les biens utilisés en commun.
Il n’existe aucune règle de forme particulière à respecter pour conclure une convention de partage de frais. Ainsi, la convention peut être établie par acte sous seing privé ou par acte notarié. Elle doit être transmise à l’ordre dont le professionnel relève, le cas échéant.
La convention de partage de frais peut venir en complément de la SCM. En effet, la SCM se limite à la mise en commun de moyens alors que la convention de partage de frais peut également organiser l’exercice de l’activité en commun.
Inconvénients
La convention de partage de frais étant un simple contrat, elle n’a pas la personnalité morale. Par conséquent :
s’ils souhaitent investir en commun (acquisition de matériel professionnel par exemple), ils doivent l’acquérir eux-mêmes. Ils se retrouvent donc en indivision ;
ils doivent embaucher eux-mêmes le personnel. Cela implique des embauches à temps partiel, alors qu’à l’inverse, une SCM peut employer directement les salariés communs de ses membres.
Les professionnels qui souhaitent partager les frais du local professionnel se retrouvent principalement dans l’une des situations suivantes :
location du local commun. Autrement dit, un bail professionnel est conclu entre le propriétaire des locaux et l’ensemble des professionnels ;
acquisition du local en commun. Les professionnels deviennent donc propriétaires indivis du local.
Durée du contrat
Conformément aux règles du droit des contrats, le contrat peut être conclu :
à durée déterminée. Dans ce cas, il prend fin à l’expiration du terme ou, sous réserve d’un accord amiable, avant cette date. Il peut toutefois être prorogé par avenant ;
à durée indéterminée. Dans cette hypothèse, le contrat fixe le délai de préavis pour mettre fin au contrat. Il peut également être résilié à tout moment en cas accord amiable. A défaut de délai de préavis mentionné dans le contrat, un délai raisonnable de prévenance doit alors être respecté.
Modalités de répartition des frais
La convention fixe les modalités de répartition des frais.
La répartition peut se faire de manière forfaitaire ou, au contraire, réaliste. Cette dernière solution implique de calculer régulièrement la clé de répartition en fonction par exemple des honoraires perçus par chaque professionnel, du nombre d’acte de soins accomplis, du nombre de patients pris en charge.
La clé de répartition retenue peut avoir un impact en matière de TVA (voir ci-après).
En savoir plus
Impôt sur le revenu
La conclusion d’une convention de partage de frais est sans incidence en la matière. En effet, le partage de frais n’est pas constitutif à lui seul d’une société de fait.
En revanche, un tel « groupement », non doté de la personnalité morale, peut être assimilé à une société de fait lorsque certains critères sont remplis. Dans ce cas, le groupement devient redevable de l’impôt.
Les professionnels restent les redevables de l’impôt sur le revenu. Ils déduisent simplement la quote-part de frais qui leur incombent en application de la clé de répartition fixée par la convention.
TVA
En principe, le « groupement » est assujetti à la TVA. Il bénéficie cependant d’une exonération, sous réserve toutefois que la répartition des dépenses soit effectuée très exactement en fonction des dépenses engagées.