Fiche-28 : Les frais de déplacement, les frais de réception, de représentation et de congrès, et les frais de repas
Points clés
Pour l’exercice de son activité, le professionnel libéral est amené à exposer des frais :
de repas ;
de déplacement pour se rendre sur les lieux d’exercice de son activité avec son propre véhicule ou d’autres moyens de transport ;
Ces frais peuvent être exposés dans le cadre de voyages d’affaires.
Frais de déplacement
Les frais de déplacement sont principalement :
les frais domicile-lieu d’exercice de l’activité ;
les frais de déplacements urbains.
Il s’agit principalement des frais de taxis, de péage, de transports en commun, de parcmètres ainsi que les frais de stationnement.
Frais de réception, de représentation et de congrès
Les frais de cette nature ne sont déductibles, qu’à 2 conditions cumulatives :
ils doivent avoir un rapport direct et certain avec la profession exercée ;
et leur montant doit être effectivement justifié.
Ainsi, les frais de restaurant correspondant à des repas d’affaires ou à des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (congrès, séminaires par exemple) ont le caractère de dépenses professionnelles. Il en est de même des frais de transport, et ce quel que soit le moyen utilisé (voiture, automobile, train, etc.)
La déduction de ces frais est donc admise dès lors qu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’exploitation, qu’elles sont dûment justifiées et qu’elles sont dans un rapport normal avec l’activité du professionnel libéral et l’avantage qu’il en attend.
En revanche, les dépenses à caractère personnel ou somptuaire, exposées à l’occasion de congrès, ainsi que les frais de voyage et de séjour du conjoint ne sont pas déductibles.
Toutefois, les frais semblent pouvoir être déduits si le professionnel peut établir que son conjoint collabore effectivement et exclusivement à l’activité du cabinet et que le congrès a un rapport direct avec l’activité de son conjoint au cabinet.
De manière générale, pour justifier la déduction des frais, le professionnel libéral doit conserver les justificatifs correspondants.
S’agissant plus particulièrement des repas d’affaires, le professionnel libéral doit :
réclamer un justificatif à l’occasion de chaque repas d’affaires (facture ou note de restaurant) ;
et y porter l’identité des invités.
Concernant les frais de congrès, le professionnel a tout intérêt à conserver le programme détaillé des congrès et séminaires et plus largement toutes les pièces permettant de justifier la nature professionnelle des frais engagés.
Les frais de congrès comprennent l’inscription, les frais de déplacement et d’hébergement mais également les frais de repas.
Les frais de réception et de représentation ne peuvent pas être déterminés forfaitairement.
Par exception, les médecins conventionnés du secteur I peuvent déduire ces frais par application d’une déduction forfaitaire de 2 % au montant brut de leurs recettes.
Dans ce cas, la déduction couvre les frais professionnels de représentation, réception, prospection, cadeaux professionnels, travaux de recherche, blanchissage et petits déplacements.
Frais de repas
Le professionnel peut déduire ses frais supplémentaires de repas pris sur les lieux d’exercice de son activité professionnelle si les conditions suivantes sont réunies :
les dépenses exposées sont réellement nécessitées par l’exercice de la profession et ne résultent pas de convenances personnelles ;
Tel est le cas lorsque la distance entre le cabinet et le domicile du professionnel empêche ce dernier de prendre ses repas à son domicile.
les dépenses exposées sont justifiées ;
les dépenses déductibles sont limitées aux seuls frais supplémentaires de repas, c’est-à-dire à la fraction qui excède le montant des frais que le professionnel aurait engagés s’il avait pris son repas à son domicile ;
Pour déterminer le montant des frais supplémentaires de repas, il est possible de retenir la méthode d’évaluation des avantages en nature retenue pour les salariés en matière de nourriture. Ainsi, pour l’année 2023, la valeur du repas pris au domicile est évaluée forfaitairement à 5,20 € TTC (5 € en 2022).
les dépenses exposées ne sont pas excessives. En effet, le coût du repas pris en dehors du domicile ne doit pas être anormalement élevé.
Les frais supplémentaires de repas sont considérés comme normaux lorsque la dépense payée n’excède pas la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas retenue lorsqu’un salarié est en déplacement professionnel et est empêché de regagner sa résidence ou le lieu habituel de son travail.
Pour l’année 2023, cette limite d’exonération des indemnités pour frais de repas est évaluée forfaitairement à 20,20 € TTC (19,40 € en 2022).
En cas de dépassement de ce montant, le professionnel libéral doit, pour pouvoir déduire la totalité de ses frais supplémentaires de repas, être en mesure de justifier de circonstances exceptionnelles, notamment au regard des nécessités de son activité et des possibilités de restauration offertes à proximité de son lieu d’activité.
Un médecin dont le cabinet est situé à 40 km de son domicile a exposé des frais de restaurant individuels d’un montant de 22 € pour lesquels il dispose d’une note de restaurant accompagnée d’une facturette de carte bancaire. D’autres restaurants dans le même périmètre auraient pu lui permettre de déjeuner à un moindre coût.
Les frais qu’il peut déduire s’élèvent donc à 20,20 € (montant pour 2023 au-delà duquel la dépense est considérée comme excessive) - 5,20 € (évaluation forfaitaire du repas pris au domicile pour 2023) = 15 €.
Les textes
Doctrine administrative
Autres textes
Rép. min. Bizet, 25 juin 1970, sur les frais de voyage et de séjour du conjoint