Fiche-33 : La détermination et la justification du kilométrage professionnel
Points clés
Le professionnel libéral peut déduire de son résultat les frais liés à ses déplacements professionnels, c’est-à-dire les frais nécessités par l’exercice de la profession.
Les frais de déplacements professionnels sont déductibles quel que soit le moyen de transport utilisé et ce, en principe, pour leur montant réel. Toutefois, les frais de véhicule de tourisme et de deux-roues motorisés peuvent faire l’objet d’une évaluation forfaitaire.
Notion de déplacement professionnel
Les déplacements professionnels à retenir sont principalement :
les trajets du domicile au lieu d’exercice de la profession ;
les déplacements nécessités par l’activité elle-même : visite en clientèle ou patientèle, chez les fournisseurs, chez un conseil (expert-comptable, avocat, notaire), etc.
En revanche, les déplacements privés ou liés à une autre activité que l’activité libérale ne sont pas des déplacements professionnels.
Justification du kilométrage professionnel
Lorsque le professionnel libéral utilise son véhicule, qu’il en soit propriétaire ou non, il doit pouvoir justifier le kilométrage professionnel en cas de contrôle de l’administration fiscale.
En effet, le kilométrage professionnel permet de déterminer :
le coefficient d’utilisation professionnelle en cas de véhicule à usage mixte (privé et professionnel) ;
le montant des frais à déduire, en cas d’évaluation forfaitaire des frais de véhicule.
La justification du kilométrage professionnel peut être apportée par tous moyens, à condition que le nombre, l’importance et la nature professionnelle des déplacements soient déterminés avec une exactitude suffisante.
Tel n’est pas le cas lorsque le professionnel libéral se borne à produire :
deux attestations de praticiens hospitaliers de cliniques pour justifier qu’il effectuait des consultations dans ces cliniques ;
une facture de péage, deux factures d’essence, et quelques factures d’entretien ;
la copie d’une facture de réparation d’un véhicule indiquant un kilométrage de 35 756 km à une date donnée et la copie d’une autre facture de réparation du même véhicule indiquant un kilométrage de 57 790 km, 17 mois plus tard ;
des feuilles de route générées par le logiciel Mappy.
En effet, dans toutes ces situations, la réalité, l’exactitude du chiffrage et le caractère professionnel des déplacements n’étaient pas établis.
Le professionnel libéral doit tenir un carnet de bord et y renseigner chaque jour la nature des déplacements réalisés et le nombre de kilomètres parcourus. Pour justifier la nature professionnelle des déplacements, il est conseillé de mentionner l’identité des personnes rencontrées (clients, patients, conseils, etc.) ainsi que les lieux des rendez-vous.
Trajet domicile – lieu de travail
En principe, les frais de déplacement que le professionnel libéral expose pour se rendre à son lieu de travail et en revenir sont admis en déduction.
Toutefois, ces frais ne sont pas déductibles lorsque le lieu d’exercice de l’activité est anormalement éloigné de son domicile, sauf si l’éloignement résulte de circonstances indépendantes de sa volonté.
Ainsi, en cas d’éloignement, il convient de déterminer si la distance est normale ou non. Pour cela, il peut être tenu compte :
de l’étendue et de la configuration de l’agglomération où se trouvent le domicile et le lieu d’exercice de l’activité ;
des moyens de transport disponibles ;
des conditions de vie du professionnel libéral et de sa famille (état de santé, problèmes de scolarisation des enfants, localisation différente du travail de chacun des époux, écarts de coût du logement, selon qu’il est situé dans l’agglomération ou la périphérie, etc.).
Les frais de transports exposés par le professionnel libéral sont présumés normaux par l’administration fiscale lorsque la distance domicile - lieu d’exercice de l’activité est inférieure à 40 kilomètres (soit 80 kilomètres aller-retour).
En revanche, si la distance est supérieure à 40 kilomètres, les frais correspondants sont déductibles à condition de justifier du caractère normal de l’éloignement. A défaut, les frais afférents aux 40 premiers kilomètres du trajet entre le domicile et le lieu de travail sont déductibles, mais pas le surplus.
Un médecin est domicilié à 70 kilomètres de son lieu de travail. Ce médecin a supporté 4 200 € de frais de transport dont il peut justifier la réalité et le montant.
S’il ne peut faire état de circonstances particulières justifiant cet éloignement, il ne pourra déduire que 2 400 € (4 200 x 40 / 70).
En revanche, s’il justifie l’éloignement, il pourra déduire l’intégralité des frais supportés, soit 4 200 €.
Cette règle des 40 kilomètres ne s’applique qu’à un seul aller et retour quotidien, sauf si le fait d’effectuer plusieurs trajets allers-retours chaque jour est justifié par des circonstances particulières (problèmes de santé, existence au domicile de personnes nécessitant la présence du professionnel, etc.).
Ainsi, faute de justifier de circonstances particulières, le professionnel libéral ne peut déduire les frais que dans la limite d’un aller-retour quotidien.
Un médecin est domicilié à 10 kilomètres de son lieu de travail. Il effectue deux allers-retours chaque jour (soit 40 km), sans circonstances particulières permettant de justifier la réalisation de deux allers-retours quotidiens.
Bien qu’il effectue moins de 80 km allers-retours par jour, il ne peut revendiquer la règle des 40 km que pour un seul aller-retour quotidien (soit 20 km).
En savoir plus
Utilisation mixte du véhicule
Un véhicule peut être utilisé à la fois pour un usage privé et pour un usage professionnel.
Dans ce cas, il est nécessaire de procéder à une ventilation pour déterminer la part des frais qui se rapporte à l’exercice de la profession. A cet effet, il faut déterminer le coefficient d’utilisation professionnelle.
Pour les frais de véhicule, ce coefficient est déterminé de la manière suivante : kilométrage annuel professionnel / kilométrage annuel total.
Une infirmière libérale utilise son véhicule à la fois pour ses déplacements professionnels et ses déplacements privés.
En fin d’année, d’après son carnet de bord, ses déplacements ont une nature professionnelle à hauteur de 22 000 kms sur les 30 000 kms réalisés.
Le coefficient d’utilisation professionnelle s’élève donc à 22 000 / 30 000 = 0,73.