3 - Le véhicule - Détermination du kilométrage professionnel : DÉTERMINATION DU KILOMÉTRAGE PROFESSIONNEL
ESTIMATION DU KILOMÉTRAGE
L'estimation du kilométrage parcouru à titre libéral doit être fondée, logique et justifiable. Elle doit être effectuée distinctement pour chaque véhicule utilisé à titre professionnel.
En pratique, il convient, au minimum, de noter le kilométrage figurant au compteur le 1er janvier de chaque année et de reconstituer le kilométrage professionnel.
L'évaluation du kilométrage professionnel peut également être effectuée :
Soit en déduisant le kilométrage effectué à titre privé et/ou salarié du nombre de kilomètres parcourus dans l'année (il peut être utile de conserver les billets d’avion, train... privés afin de justifier que le véhicule n’a pas été utilisé lors de périodes de vacances).
Soit en reconstituant le kilométrage professionnel à partir du nombre de visites, de la distance domicile-cabinet, des déplacements à des séances de formation...
La détermination du kilométrage professionnel permet de calculer un forfait kilométrique et/ou un coefficient d’utilisation professionnelle.
Les déplacements à retenir pour l'évaluation du kilométrage professionnel sont notamment :
Les déplacements nécessités par le fonctionnement du cabinet : visites en clientèle, achat de fournitures, déplacements chez un conseil, à la banque, à la poste, au service des impôts...
Les déplacements liés à la formation (EPU) ou à des activités syndicales, ordinales.
Les déplacements du domicile au lieu d'exercice de la profession.
En revanche, sont exclus du kilométrage à retenir les déplacements privés ou liés à une activité salariale ou bénévole.
DISTANCE DOMICILE-LIEU DE TRAVAIL
La distance domicile - lieu de travail (cabinet) peut être retenue pour la détermination du kilométrage professionnel dans la limite de 40 kilomètres, soit 80 kilomètres aller-retour.
Lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail est supérieure à 40 kilomètres, le praticien doit justifier de circonstances particulières.
Lorsque l'éloignement de plus de 40 kilomètres résulte de convenances personnelles, les 40 premiers kilomètres peuvent être retenus.
Exemples de circonstances considérées comme particulières :
Possession d'un logement acquis ou construit à proximité d'un précédent lieu d'activité professionnelle.
Difficultés de logement dans l'agglomération concernée.
Exercice, par le conjoint, d'une activité professionnelle en un lieu différent.
Nécessité de faire garder un enfant par ses grands-parents du fait de la fréquence des déplacements professionnels, travail de nuit…
Exercice de fonctions électives au sein d'une collectivité locale. Une "mention expresse", indiquant les raisons pour lesquelles le praticien a été contraint de fixer ou de maintenir son domicile à une telle distance de son lieu de travail, doit être jointe à la déclaration 2035.
COEFFICIENT D'UTILISATION PROFESSIONNELLE
Le véhicule est réputé avoir un usage mixte, dès lors qu'il est à la fois utilisé pour votre activité libérale et pour des déplacements privés ou pour les besoins d'une activité entrant dans une autre catégorie de revenus (Ex. : salaires).
Les frais déductibles (compte tenu de vos options) doivent être comptabilisés pour leur montant total, même lorsqu'ils ne sont pas engagés lors des déplacements relatifs à votre activité libérale (Ex. : les frais de carburant réglés lors des vacances).
Puis, la part déductible doit être déterminée en fin d'année en appliquant au total annuel des frais, le coefficient suivant :
Kilométrage effectué à titre libéral / Kilométrage total parcouru dans l'année
Le kilométrage total annuel effectué avec un véhicule est de 25.000 km dont 10.000 km dans le cadre de l'activité libérale.
Le coefficient d'utilisation professionnelle à titre libéral est de : 10.000 Km / 25.000 Km = 40 %.
Il est recommandé d'indiquer les coefficients retenus pour chaque véhicule et leur mode de détermination sur une mention expresse jointe à la déclaration 2035.
Si vous utilisez plusieurs véhicules au titre de votre activité libérale, les frais de chaque véhicule sont comptabilisés dans une rubrique distincte et les coefficients d'utilisation professionnelle sont calculés et appliqués distinctement aux frais de chaque véhicule.
Si le véhicule est inscrit au registre des immobilisations, le coefficient d'utilisation professionnelle retenu pour les frais doit également être appliqué à l'amortissement.